Politique de confidentialité

Cette notice d’information a pour objet de définir les conditions dans lesquelles les données à caractère personnel sont traitées et collectées par l’Union Royale Belge, asbl suivant les dispositions du règlement général sur la protection des données [1] et notamment les informations obligatoires qui sont prévues par l’article 13 du RGPD.

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne peut être identifiée : (i) directement (p. ex. par son nom, prénom, ou une adresse mail nominative) et/ou (ii) indirectement (p. ex. par un identifiant (n° membre), un numéro (de téléphone), une donnée biométrique (ses empreintes digitales), plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale, mais aussi la voix ou l’image).

1. NOM ET DONNEES DE CONTACT DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Union Royale Belge, a.s.b.l. (URB) / Belgische Koninklijke Vereniging (BKV) / Belgische Königliche Vereinigung (BKV)

En abrégé : URB-BKV
Siège : 15 rue de l'Industrie L-8069 Bertrange, Grand-Duché du Luxembourg
Email : contact@urb-bkv.eu
Site Internet : https://urb-bkv.odoo.com/

Membres du Conseil d’Administration et responsables du traitement [2] :

1.      Jean-François Bouchoms, conseil juridique

2.      Jean-Marc Chiaradia, Vice Président et responsable du Business Club

3.      Fabrice Conrod, Ambassadeur

4.      Benjamin de Seille, responsable du développement

5.      Chedi Hadefi, responsable du site web et des processus interne

6.      Catherine Kurzawa, responsable de la communication

7.      Christine Impens, Ambassadrice

8.      Florence Lemeer-Wintgens, secrétaire

9.      Virginie Michielsen, Présidente

10.    Sara Puttemans, trésorière

2.  FINALITES, BASE DE LEGITIMITE DU TRAITEMENT ET CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES

L’association traite les données personnelles suivantes :

a)  Pour la gestion administrative des membres (sur base du consentement et de la loi du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif) : nom, prénom, adresse postale, nationalité, province d’origine, centre d’intérêts, adresse email, date d’adhésion.

b)  Pour l’envoi de newsletter (sur base du consentement): nom, prénom, adresse postale, adresse mail.

c)  Pour la gestion des fournisseurs (sur base d’un contrat) : nom et prénom de la personne de contact, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone.

d)  Pour la gestion des cotisations (sur base du consentement) : nom, prénom, adresse postale, adresse mail.

e)  Pour la gestion des listes de contact autres que les membres : nom, prénom, adresse postale, adresse mail.

Les données personnelles sont réservées à un usage interne sans but commercial. Comme précisé ci-dessous sous le point 3., elles sont susceptibles d’être partagées seulement pour des besoins informatiques avec des prestataires en Europe et dans des pays tiers sous réserve de présenter des garanties suffisantes au regard du RGPD.

3.  CATEGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNEES TRAITEES

a)   Dans le cadre de la gestion administrative des membres, des données sont transférées aux membres exerçant une fonction interne (les membres du Conseil d’Administration identifiés sous le point 1. ci-dessus).

b)  Pour l’envoi de newsletter, des données sont transférées à un prestataire de service externe (Odoo).

c)  Toutes les données sont stockées par une entreprise sous-traitante (Odoo) située au Luxembourg.

4.  DUREE DE CONSERVATION

a)  Données des membres : une année après (a) le non-paiement de la cotisation annuelle, ou (b) qu’un membre quitte l’association ou (c) l’exclusion d’un membre.

b) Données traitées dans le cadre de la gestion des cotisations : deux mois après clôture annuelle des comptes.

5.  DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

L’URB-BKV prend toutes les mesures raisonnablement possibles au niveau technique et organisationnel pour assurer la protection des données personnelles contre la perte, l’utilisation malveillante, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction de ces données.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD. Vous disposez dans certains cas d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.

Si le consentement constitue la base légale du traitement des données à caractère personnel, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en prenant contact avec l’URB-BKV sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

6. RECLAMATION

Si vous estimez que le traitement de vos données effectué par nous constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD (www.cnpd.lu).

[1] Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

[2] Le responsable du traitement est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement, qui décide donc « pourquoi » et « comment » des données personnelles sont collectées et traitées.